Защо човек избира един офис пред друг? Психологията зад избора на работното пространство

Два офиса могат да имат сходна площ, еднакъв брой работни места и сходен бюджет за обзавеждане. И въпреки това единият да създава усещането „Тук бих работил с удоволствие“, а другият – „Това място не е за мен“.

Защо?

Защото човек не възприема офиса само като физическо пространство. Светлината, шумът, разпределението, материалите, цветовете и наличието на лично пространство създават цялостно усещане за средата.

А когато става дума за избор на работодател, това усещане може да има реално значение. Изследване, публикувано в Employee Relations, показва, че естетическите характеристики на работната среда могат да влияят върху избора на работа и възприемането на работодателя.

Затова добрият офис не е просто красив или функционален. Той трябва да бъде съобразен с хората, които ще го използват всеки ден.

Офисът през очите на бизнеса – и през очите на човека

Когато една компания планира нов офис, естествено е първите въпроси да бъдат: колко работни места са необходими, каква е площта, какъв е бюджетът и къде ще бъдат meeting rooms.

Но има още една важна гледна точка:

Как ще се чувства човекът, който ще прекарва в тази среда значителна част от работния си ден?

Защото офисът е едновременно бизнес инструмент и ежедневната среда на хората.

1. „Това място подходящо ли е за мен?“

В организационната психология концепцията Person–Environment Fit разглежда съответствието между човека и неговата среда.

Това означава, че хората не възприемат един офис по един и същи начин.

Представете си два офиса. Единият е динамичен open space с общи маси и много възможности за комуникация. Другият предлага повече отделени пространства и зони за концентрация.

За човек, чиято работа изисква постоянна комуникация, първият може да изглежда енергичен и стимулиращ.

За човек, който работи предимно концентрирано, вторият вероятно ще бъде по-привлекателен.

Няма универсално перфектен офис. Има офис, който е подходящ за конкретните хора и начина, по който те работят.

2. Офисът говори за компанията

Когато кандидат влезе в офиса, той не вижда само мебели. Получава информация за работодателя.

Подреденото и добре проектирано пространство може да създаде усещане за професионализъм, внимание към детайла и определена организационна култура.

Ако компанията казва „Ние сме модерни и поставяме хората в центъра“, но кандидатът попадне в среда, която не показва това, се появява разминаване между посланието и реалността.

Офисът се превръща в част от employer brand – физическо проявление на начина, по който компанията разбира работата и хората си.

3. Имам ли избор как да работя?

Човек има различни потребности в рамките на един работен ден. Понякога трябва да се концентрира, друг път да проведе разговор или среща.

Затова добре проектираният офис трябва да предлага избор:

• място за концентрация;
• пространство за разговор насаме;
• meeting room;
• зона за екипна работа;
• място за неформална комуникация.

Изследванията върху офисната среда показват, че privacy, акустиката и възможността за комуникация са важни фактори за удовлетвореността от работното пространство.

Въпросът вече не е „open space или кабинети?“, а „какъв избор трябва да има човек в рамките на работния ден?“

4. Защо open space не е достатъчен сам по себе си?

Open space може да улеснява комуникацията, но това не означава автоматично, че е по-добър за всички.

Изследванията показват, че шумът и липсата на уединеност са сред основните източници на неудовлетвореност в open-space среда.

Затова съвременният офис трябва да съчетава различни типове пространства – за индивидуална работа, концентрация, срещи, комуникация и почивка.

Добрата среда не принуждава човека да работи по един начин. Тя му дава възможност да избере подходящото място за конкретната задача.

5. Защо едно бюро може да се усеща различно от друго?

Представете си две еднакви бюра. Едното е до прозорец с естествена светлина, а другото е в по-тъмната вътрешна част на офиса.

Функционално те могат да бъдат почти идентични, но преживяването няма да бъде непременно същото.

Светлината, визуалната среда, акустиката и степента на лично пространство са част от ежедневното преживяване на служителя.

Затова планирането на офиса не трябва да започва само с въпроса:

„Колко бюра можем да поберем?“

А с:

„Как ще се използва пространството от хората?“

6. „Това е моето място“

Персонализацията също има значение.

Снимка, растение или личен предмет могат да превърнат анонимното работно място в пространство, с което човек се идентифицира.

Това е особено актуално при hot-desking и хибридния модел на работа.

Гъвкавостта е ценна, но тя не трябва да означава анонимност. Хората имат нужда и от усещане за принадлежност.

7. Красивият офис не е само „за снимките“

Естетиката често остава на последно място при планирането на офис. Но тя не е просто декоративен слой.

Цветовете, материалите, формите и светлината създават определена атмосфера и комуникират идентичността на компанията.

Изследванията върху office aesthetics показват, че визуалните характеристики на работната среда могат да имат значение при оценката на работодателя и избора на работа.

Пространството казва „Кои сме ние?“ още преди компанията да го каже с думи.

Бизнесът има нужди. Хората също.

Компанията трябва да използва ефективно площта, да контролира бюджета и да осигури необходимите работни места.

Служителят има нужда от комфорт, концентрация, добра акустична среда, възможност за комуникация, лично пространство и избор.

Тези две перспективи не трябва да се противопоставят.

Добрият офис е мястото, в което те се срещат.

В Offisphera затова гледаме на работното пространство и през очите на хората, които ще го използват. Започваме от начина им на работа, нуждите им и начина, по който пространството трябва да функционира в реалния живот.

Защото едно решение не трябва просто да изглежда добре на чертеж.

То трябва да работи добре всеки ден.

В крайна сметка човек избира не просто офис, а усещане

Когато човек попадне в нов офис, той рядко анализира съзнателно броя бюра или квадратурата. Той оценява цялостното преживяване:

Мога ли да се концентрирам тук?

Ще се чувствам ли комфортно?

Ще имам ли пространство за себе си?

Мога ли да си представя себе си тук?

Точно затова добрият офис не е просто сбор от мебели.

Той е среда, която влияе върху начина, по който хората възприемат компанията, работата и собственото си място в нея.

Офисът, който работи за хората

Няма една универсална формула за идеален офис.

Има правилно проектирана среда за конкретен екип – съобразена с неговата работа, структура, култура и бъдещо развитие.

Когато бизнесът и хората му се чувстват добре в едно и също пространство, тогава офисът наистина работи.

Научни източници

• van Vianen, A. E. M. (2018). Person–Environment Fit: A Review of Its Basic Tenets. Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior. Annual Reviews
• Kim, J. & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology. Macquarie University Research Portal
• Does office aesthetics drive job choice? Boosting employee experience and well-being perception through workplace design. Employee Relations. ScienceDirect